Inside Japan – Back to Tokyo: Working Visa and Other Procedures

Hi everyone! Hope you are fine and staying safe. Covid numbers out there do not seem great, and many European countries are taking more precautions again. I need to depart as soon as possible! At the beginning of my last article I told you I got my job confirmed and I started my visa’s procedures. Luckily, I could sort out everything in the last few days, and at this time next week I may already be with my Jack. This article aims to help people in a similar situation to know what to expect when preparing a working visa these days.

Your sponsor
The other day I was asked by a follower: “Was it complicated to get the visa and everything?” and I replied: “I guess the most important and difficult thing is to find a job, and then have a good relationship with the employer”. I think the first cases of Covid had just appeared in Europe when I signed my contract, and then Japan entered into lockdown during my CoE procedures. Together with my company, we kept good communication throughout the whole year. When things started to get difficult, we both stated we wanted to continue working together. Your company (or university) is your crucial ally in this situation, since it is your visa sponsor in Japan. On the other hand, you have to collaborate providing up to date information and documents.

Working visa
The working visa’s procedure starts with the CoE’s application, explained also here. You sign the contract and provide the requested documents to the company, which has to deal with the bureaucracy in Japan. Then, you have to wait, until they send you the original copy of your CoE. The next step is exchanging the CoE for the actual visa on your passport. This has to be done in the Japanese Consulate or Embassy of your country. You have to personally go there with the documents. My authority was the Japanese Consulate in Geneva, which is far from Ticino. Luckily, they admit a “proxy” that can help you with the procedure, and I had Ivan, a friend living near Geneva.
You need to bring:
– Valid passport
– Passport-sized photo (taken within the last 6 months), please note it has to be 45mmx45mm!
– Visa application form
– Certificate of Eligibility (CoE)
– Covid Special requirement: Questionnaire about the country you will visit 14 days prior arrival
– Covid Special requirement: Written pledge from your company
– Covid Special requirement: Letter from your company that states they still want to hire you at the same conditions as before, please note that this letter has to contain the date and your full name (read point 5)
In my case, I also had to submit a document stating that I allowed Ivan to do the procedures for me.

The visa Odyssey
When I received the e-mail about the required documents and forwarded it to my company, I did not think the pledge would be a “problem”. Unfortunately, for other people it became a huge obstacle, some got postponed to January, other completely lost their jobs. I got so scared when I learnt about these experiences, and my waiting for the signed pledge, even if short, was painful. To make it simple, the company has to declare why you are essential for them and take full responsibility about your behavior in respect to the Covid situation, with consequences if “something bad” happens. The letter has to almost declare the same thing, being a personal invitation “just for you” where the company says they want to continue working with you. I got both documents after one week circa and the consulate accepted their printed-out PDF versions. About the documents I had to provide, I needed to retake the picture, because 45mmx45mm is the peculiar size indicated on the Visa application form. About the questionnaire, I also had to redo it, because I was told I could not take my flight from Italy (Milan is closer to Ticino) so I had to circle only “Switzerland” as visited country. I will take my flight from Zurich. The entire process, from the opening of the borders to obtaining the visa, took one month circa.

Other procedures
Waiting for the visa itself, even if it took a relatively short amount of time (five days circa) was also stressful. The day the procedure was over, and the Consulate called me, I could not believe my ears! Then I was so happy to receive a picture from Ivan, which you can see on all my social media channels. The passport with visa, CoE, and signed pledge with Consular stamp arrived today in my mail. Once they notify you of obtaining the visa, you have to proceed with the remaining things:
– Book the flight
– Book the doctor’s appointment for the PCR Test (72 hours before the flight’s departure), later you have to make the doctor complete the Covid-19 Test document
– Buy an insurance for the first 14 days of your stay
In my case, I decided to take LOT (Polish Airlines) which seems not to cancel its flights, and it is the one that Jack always takes to come back to Europe. They have flexible tickets, so you can change the date (in case you test positive for example, and you have to fly later). Since my flight is in the evening, I had to book the nasal swab two days before in the morning, and my doctor will complete and sign the document once I receive the results. About the insurance, I bought SafetyWing for one month, which is tailor-made for travelling people and digital nomads, relatively cheap and flexible. I will join Japan National Health Insurance at my town hall once my 14 days quarantine is over. Every big thing seems to be set! Now I just need to finish my luggage, hope to test negative (but since I never go out, I think it is fine) and depart!

Facebook Groups and Twitter
As said in one of my previous posts, Twitter and then dedicated Facebook groups were a very good source of information. I could ask questions, read about other people’s experiences, and understand what was going on from a personal point of view. The only drawback was when I got scared for the pledge, but at least I knew the risks!

Once arrived, I will need to retake a Covid test at the airport (for free), go home with Jack (who will come with a car), and quarantine with him for 14 days. I really hope this article will help you or told you something new. I wish my next post will be crafted from our apartment in Tokyo, on our soft bed, under my amazing BT21 blanket. I should also go on TV, if Teleticino keeps the promise. Stay tuned!

Thank you,

Elly

Discover more about my Japanese experience: Inside Japan | Inside Japan – The Exhibition | Inside Japan – Living Tokyo! | Inside Japan – Virtual Tours!

Ciao a tutti! Spero che stiate bene e siate al sicuro. I numeri del Covid là fuori non sembrano essere grandiosi e molti paesi europei stanno nuovamente prendendo ulteriori precauzioni. Devo partire il prima possibile! All’inizio del mio ultimo articolo vi avevo detto di aver ottenuto la conferma del mio lavoro e cominciato le procedure per il mio visto. Fortunatamente, ho potuto sistemare tutto negli ultimi giorni, e in questo istante la prossima settimana potrei già essere con il mio Jack. Questo articolo mira ad aiutare le persone in una situazione simile a sapere cosa aspettarsi quando si prepara un visto di lavoro in questi giorni.

Il vostro sponsor
L’altro giorno una follower mi ha chiesto: “È stato complicato ottenere il visto e tutto il resto?” e io ho risposto: “Credo che la cosa più importante e difficile sia trovare un lavoro e poi avere un buon rapporto con il datore di lavoro”. Penso che i primi casi di Covid fossero appena apparsi in Europa quando ho firmato il mio contratto, e poi il Giappone è entrato in lockdown durante le mie procedure del CoE. Insieme alla mia azienda, abbiamo mantenuto una buona comunicazione durante tutto l’anno. Quando le cose hanno iniziato a diventare difficili, abbiamo entrambi dichiarato di voler continuare a lavorare insieme. La vostra azienda (o università) è il vostro alleato cruciale in questa situazione, poiché è il vostro sponsor per il visto in Giappone. D’altra parte, dovete collaborare fornendo informazioni e documenti aggiornati.

Visto di lavoro
La procedura del visto di lavoro inizia con la domanda del CoE, spiegata anche qui. Firmate il contratto e fornite i documenti richiesti all’azienda, che deve occuparsi della burocrazia in Giappone. Quindi, dovete aspettare finché non vi inviano la copia originale del vostro CoE. Il passo successivo è lo scambio del CoE con il visto effettivo sul passaporto. Questo deve essere fatto nel consolato o nell’ambasciata giapponese del vostro paese. Dovete andare personalmente lì con i documenti. La mia autorità era il Consolato giapponese a Ginevra, che è lontano dal Ticino. Per fortuna, ammettono un “delegato” che può aiutarvi con la procedura, e io avevo Ivan, un amico che vive vicino a Ginevra.
Dovete portare:
– Passaporto valido
– Foto formato tessera (scattata negli ultimi 6 mesi), si prega di notare che deve essere 45mmx45mm!
– Modulo di domanda del visto
– Certificate of Eligibility (CoE)
– Requisito speciale Covid: questionario sul paese che visiterete 14 giorni prima dell’arrivo
– Requisito speciale Covid: impegno della vostra azienda
– Requisito speciale Covid: lettera della vostra azienda in cui si dichiara che desidera assumervi alle stesse condizioni di prima, tenete presente che la lettera deve contenere la data e il vostro nome completo (leggere il punto 5)
Nel mio caso, ho anche dovuto presentare un documento in cui affermavo di permettere a Ivan di eseguire le procedure per me.

L’Odissea del visto
Quando ho ricevuto l’e-mail sui documenti richiesti e l’ho inoltrata alla mia azienda, non pensavo che l’impegno sarebbe stato un “problema”. Purtroppo per altre persone è diventato un enorme ostacolo, alcuni sono stati rimandati a gennaio, altri hanno perso completamente il lavoro. Mi sono spaventata moltissimo quando ho saputo di queste esperienze e la mia attesa dell’impegno firmato, anche se breve, è stata dolorosa. Per semplificare, l’azienda deve dichiarare perché siete essenziali per loro e assumersi la piena responsabilità del vostro comportamento rispetto alla situazione del Covid, con conseguenze se accade “qualcosa di brutto”. La lettera deve quasi dichiarare la stessa cosa, essendo un invito personale “solo per voi” dove l’azienda afferma di voler continuare a lavorare con voi. Ho ricevuto entrambi i documenti dopo circa una settimana e il consolato ha accettato le loro versioni PDF stampate. Riguardo ai documenti che dovevo fornire io, avevo bisogno di rifare la foto, perché 45mmx45mm è la dimensione peculiare indicata nel modulo di richiesta del visto. Riguardo al questionario, ho dovuto rifare anche quello, perché mi è stato detto che non potevo prendere il volo dall’Italia (Milano è più vicina al Ticino), quindi ho dovuto cerchiare solo “Svizzera” come paese visitato. Prenderò il mio volo da Zurigo. L’intero processo, dall’apertura delle frontiere all’ottenimento del visto, è durato circa un mese.

Altre procedure
Anche aspettare il visto stesso, nonostante ci è voluto un tempo relativamente breve (circa cinque giorni) è stato stressante. Il giorno che la procedura è finita e il Consolato mi ha chiamata, non potevo credere alle mie orecchie! Poi sono stata così felice di ricevere una foto da Ivan, che potete vedere su tutti i miei canali social media. Il passaporto con visto, CoE e impegno firmato con timbro consolare è arrivato oggi nella mia posta. Una volta che vi comunicano l’ottenimento del visto, dovete procedere con le restanti cose:
– Prenotare il volo
– Prenotare l’appuntamento dal medico per il test PCR (72 ore prima della partenza del volo), più tardi dovrete far compilare al medico il documento del test Covid-19 
– Acquistare un’assicurazione per i primi 14 giorni di soggiorno
Nel mio caso ho deciso di prendere LOT (Polish Airlines) che sembra non cancellare i suoi voli, ed è quella che Jack prende sempre per tornare in Europa. Hanno biglietti flessibili, quindi potete cambiare la data (nel caso in cui risultiate positivi, ad esempio, e dovete volare più tardi). Poiché il mio volo è di sera, ho dovuto prenotare il tampone nasale due giorni prima al mattino e il mio medico completerà e firmerà il documento una volta ricevuti i risultati. Per quanto riguarda l’assicurazione, ho acquistato SafetyWing per un mese, che è fatta su misura per i viaggiatori e i nomadi digitali, relativamente economica e flessibile. Mi unirò all’assicurazione sanitaria nazionale giapponese presso il mio municipio una volta terminata la quarantena di 14 giorni. Ogni cosa importante sembra essere pronta! Adesso non mi resta che finire i bagagli, sperare di risultare negativa (ma visto che non esco mai, penso che vada bene) e partire!

Gruppi Facebook e Twitter
Come detto in uno dei miei post precedenti, Twitter e poi i gruppi Facebook dedicati sono stati un’ottima fonte di informazioni. Potevo fare domande, leggere le esperienze di altre persone e capire cosa stava succedendo da un punto di vista personale. L’unico inconveniente è stato quando ho avuto paura dell’impegno, ma almeno conoscevo i rischi!

Una volta arrivata, dovrò fare nuovamente un test Covid all’aeroporto (gratuitamente), tornare a casa con Jack (che arriverà con un’auto) e mettermi in quarantena con lui per 14 giorni. Spero davvero che questo articolo vi sia di aiuto o vi abbia detto qualcosa di nuovo. Vorrei che il mio prossimo post fosse realizzato dal nostro appartamento a Tokyo, sul nostro morbido letto, sotto la mia fantastica coperta dei BT21. Dovrei anche andare in TV, se Teleticino mantiene la promessa. Rimanete sintonizzati!

Grazie,

Elly

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