Behind a TEDx Conference

New adventures sometimes begin with simple questions like this one:

“Hi, you are pretty good on Social Media and you love TEDx. Would you like to become Social Media Manager for TEDxLakeComo?” 

I received a very similar question during my Bachelor, ending up at that time being Elly Lakes, the Public Relator for a famous club in Switzerland. But, even if this time the topic “TEDx” was completely on another level and I was turning 25, I felt the same excitement I had at 21 imagining myself shaking hands with Hardwell or shooting pictures with Afrojack.

Forgetting these #ThrowbackThursday topics, this time I was given access to the TEDxLakeComo Twitter and Facebook accounts (which I began to administrate with Roberto and Rosi),  my picture was inserted on the website and I was presented to a Dream Team of great and crazy (in a good sense) people I have been meeting every month since July 2016.

Good for you! But, what is exactly a TEDx? 

Maybe you know what a TED conference is: “Ideas worth spreading” is its no-profit organization slogan and mission. Started in 1984 with discussions about Technology, Entertainment, and Design, now it involves all kinds of topics in more than 100 different languages.

TEDx are independently run TED events by people like me and you. It’s a voluntary action, nobody is driven by money but only by strong passion. You just have to follow specific rules given by TED, and then you can organize the event on your own. Ready, set, go! 🙂 Recently I have been to TEDxCastelFrancoVeneto, which is the great result of a very young team’s work. And what about TEDxYouth initiatives? The speakers are only high school students! I have been to TEDxYouth@Bologna and I loved the format.

So, what’s behind a TEDx conference? 

Organizing a TEDx is like running a normal event: Choose a theme for the upcoming edition, search for speakers related to such theme, partners, rent a good space (e.g., a theatre), organize catering (if you want to offer food), tickets, visuals and designs, promote the venue on traditional and digital media, answer participants’ questions… It is a teamwork where everyone gives suggestions and takes full responsibility for specific tasks. What makes a TEDx different from a “normal” event is its fantastic format (talks last usually only 15 minutes), the atmosphere you dive into, and the knowledge you bring home after 😀

As Social Media Managers we try to share every week the most interesting pieces of news on every kinds of topics, TED talks included, and create special graphics and posts as the ones dedicated to the Sold Out or the Countdown that you can see at the end of the page (let me know if you like them!) 🙂

To conclude, I am already excited about this 2017 “What If…?” edition (-2 days!) because tomorrow I will be at the Villa Erba Congress Centre preparing the event, while the evening will be dedicated to our Patrons (people who decided to support us by buying premium tickets). They will already feel the TEDx atmosphere by participating to a short conference, meet the speakers, and have conversations with them while enjoying a rich buffet.

If you who are reading this article are among the participants, see you very soon! 😉

Thank you so much,

Elly

Le nuove avventure a volte iniziano con semplici domande come questa:

“Ciao, sei abbastanza brava sui Social Media e ti piace TEDx. Vuoi diventare Social Media Manager per TEDxLakeComo?”

Ho ricevuto una domanda molto simile quando ero al Bachelor, cosa che ai tempi mi fece diventare Elly Lakes, la PR di un famoso club svizzero. Ma, anche se questa volta il tema “TEDx” era su un livello totalmente diverso e stavo per compiere 25 anni, ho sentito la stessa emozione di quando ne avevo 21 immaginandomi di stringere la mano a Hardwell o scattare foto con Afrojack.

Lasciando perdere questi argomenti da #ThrowbackThursday, questa volta mi è stato dato l’accesso ai profili Twitter e Facebook di TEDxLakeComo (che ho iniziato ad amministrare con Roberto e Rosi), sul sito è stata inserita la mia foto, e sono stata presentata a un Dream Team di persone fantastiche e un po’ pazze (nel senso buono) che ho cominciato a incontrare ogni mese a partire da luglio 2016.

Buon per te! Ma, che cosa è esattamente un TEDx?

Forse sapete che cosa sia una conferenza TED: “Idee che vale la pena diffondere” è lo slogan e la missione della sua organizzazione no-profit. Cominciata nel 1984 con discussioni su Tecnologia, Intrattenimento (Entertainment) e Design, ora coinvolge tutti i tipi di argomenti in più di 100 lingue diverse.

I TEDx sono eventi TED gestiti autonomamente da persone come me e come voi. È un’azione volontaria, nessuno è guidato dal denaro ma solo da una forte passione. Bisogna seguire le regole specifiche dettate da TED e si può organizzare l’evento da soli (qui l’articolo dedicato di Repubblica). Pronti, partenza, via! 🙂 Recentemente sono stata a TEDxCastelFrancoVeneto, che è il grande risultato del lavoro di un team molto giovane. E cosa dire delle iniziative TEDxYouth? Gli speaker sono solo liceali! Sono stata a TEDxYouth@Bologna e mi è piaciuto molto il format.

Quindi, cosa c’è dietro una conferenza TEDx?

Organizzare un TEDx è come preparare un evento normale: scegliere un tema per la prossima edizione, cercare gli speaker legati a tale tema, i partner, affittare un buon spazio (ad esempio un teatro), organizzare la ristorazione (se volete offrire cibo), i biglietti, le grafiche e le immagini, promuovere l’evento sui media tradizionali e digitali, rispondere alle domande dei partecipanti… È un lavoro di squadra in cui ognuno dà suggerimenti e assume la completa responsabilità per specifici compiti. Ciò che rende un TEDx diverso da un evento “normale” è il suo fantastico format (gli interventi solitamente durano solo 15 minuti), l’atmosfera in cui ci si tuffa e le conoscenze che si portano a casa dopo 😀

Come Social Media Manager cerchiamo di condividere ogni settimana le notizie più interessanti su ogni tipo di argomento, inclusi i discorsi TED, e creiamo grafiche e post speciali come quelli dedicati al Sold Out o al Conto alla rovescia che potete vedere a pié di pagina (fatemi sapere se vi piacciono!) 🙂

Per concludere, sono già emozionata per questa edizione 2017 “What if…?” (-2 giorni!) perché domani sarò al Centro Congressi di Villa Erba per preparare l’evento, mentre la serata sarà dedicata ai nostri Patron (persone che hanno deciso di sostenerci acquistando biglietti premium). Questi ultimi avranno già un assaggio dell’atmosfera del TEDx partecipando a una breve conferenza, incontrando gli speaker e conversando con loro mentre si godono un ricco buffet.

Se voi che state leggendo questo articolo siete tra i partecipanti, allora ci vediamo molto presto! 😉

Grazie mille,

Elly