Inside Japan – Setting Up Your Japanese Life as a Student or Employee

Hello everybody! How are you? I am still in quarantine with Jack in our cute Japanese apartment. It is going well, with its normal ups and downs. I put away the luggage, set my “home workstation”, then remotely managed to talk to my company, the city office, and opened a bank account by mail. So, let’s get to the hot topic of the article: What you have to think about when setting up your Japanese life. During my Inside Japan – Living Tokyo! period everything was so exciting and new that I just lived the moment and I forgot to explain these things. Now I have more experience, even better!

Experience as a student and employee
My experience in Japan is varied, but probably it does not apply to every situation possible. When reading my articles, remember that I have been an International Student (“ryuugakusei”, 留学生) in a Japanese language school and a part-time employee (28 hours per week) first as an English teacher, then as a communication and marketing manager. What I am going to experience in the next months is the full-time employee life, always in the communication and marketing field.

List of necessities
Either you are a student or an employee, there is a list of basic things you have to think about when setting up your Japanese life. Depending on the visa type you have, their planning may vary. I will explain them in detail.

Accommodation. In Japan there are few main options: family stay, share house, and apartment. In Tokyo, the share house seems to be the most chosen option. I was undecided, then I found a good price-quality apartment near Shinjuku and my school, exactly as I wanted it (loft structure). I booked it directly from Switzerland by paying a non-refundable fee to “block” it. If you want to take more time, book a hotel or share house first, and then search for the best option for you once in Japan.

Registration at the city hall. When you arrive in Japan, you should register at your city hall in 14 days after your arrival. You have to bring your Zairyu card, on which they will put a stamp of your address. Take the chance to ask for “my number” (マイナンバー, “mai nanbaa”) and a “residence certificate” (“zairyu shoumeisho”, 在留証明書). The first is the number that will identify you for the rest of your life in Japan (even if you go away and come back!) which is important to perform bureaucratic things. The second is important to open a bank account for example.

Bank account. Of course, it is important to have a Japanese bank account if you want to work and receive a salary. Mizuho, MUFG, SMFG, and Japan Post for example, they all work in Japanese. I chose Shinsei Bank, which has a very good English service. In 2018, even as a student you could immediately open an account with them (as I did). Now, you have to live in Japan for at least 6 months or come for work. Luckily, now I am an employee, so I was able to open an account already in my first weeks.

Health insurance card. Being a Japan resident, you are eligible for the National Health Insurance (“kokumin kenkou hoken”, 国民健康保険). If you are a student, you should ask for it at the city hall, and they will give you your card. If you are an employee, your company will provide you the insurance, there is no need to ask for it at the city hall. Everybody has to be enrolled in one of these programs.

Part-time job. If you are a student, you can work 28 hours per week. You need to apply to the “Permission to engage in activities other than that permitted under the status of residence previously granted”. If you can, do it with the help of an agency or your school before coming to Japan, so you can get the stamp on your Zairyu card directly at the airport. Doing it later is also possible, but time consuming.

Telephone. There are many “only data” options in Japan. But having a telephone number is crucial, especially if you are job hunting. I prepared my SIM card before moving to Tokyo during December 2017, with a UK service called Mobal. You can also choose to find an offer directly in Japan, by going to an electronics store like Bic Camera.

Commuter Pass. In Japan, trains are very efficient, and you will probably take one (or more) every day. A commuter pass is valid on a specific trip (start – arrival) and all the stops in the middle. It can be purchased for one, three, or six months, and you save a lot of money. If you are a student and you have to do home – school, it is better you make one at your own expenses. While if you are an employee, usually companies will pay for your train up to 1,000 yen per day.

Changes for the quarantine
At the beginning of the article I said that I am doing all my things remotely. This happens because I am in quarantine since my arrival in Japan due to the new rules for Covid. Luckily, my town hall allows procedures by “proxy”, so a friend went there for me, to register my Zairyu card and ask for the residence certificate, but I had to manage communication by the phone in Japanese with the staff during the process. If you do not know Japanese, it may be better waiting for the quarantine to end and go in person. Second, I discovered that Shinsei bank allows the creation of bank accounts by mail, so I sent the required documents and after a few days I received a reply. If it is your first time opening a bank account in Japan and you want to see how it works in person, go to a branch after quarantine.

Well, this is all for the most important things to keep in mind when starting your life in Japan! For information about visas, refer to the previous articles on the Inside Japan page. I will begin working next Monday, I cannot wait! In the meantime, I also need to find some time to work on my book. I will keep you updated also on that! Keep following my social media so you do not lose any news.

Thank you so much,

Elly

Discover more about my Japanese experience: Inside Japan | Inside Japan – The Exhibition | Inside Japan – Living Tokyo! | Inside Japan – Virtual Tours!

Ciao a tutti! Come state? Io sono ancora in quarantena con Jack nel nostro grazioso appartamento giapponese. Sta andando bene, con i suoi normali alti e bassi. Ho messo via i bagagli, ho impostato la mia “postazione di lavoro domestica”, quindi sono riuscita a parlare da remoto con la mia azienda, l’ufficio comunale, e ho aperto un conto bancario tramite posta. Quindi, passiamo all’argomento scottante dell’articolo: a cosa bisogna pensare quando si inizia la propria vita giapponese. Durante il mio periodo Inside Japan – Living Tokyo! era tutto così eccitante e nuovo che ho vissuto il momento e mi sono dimenticata di spiegare queste cose. Adesso ho più esperienza, anche meglio!

Esperienza da studentessa e impiegata
La mia esperienza in Giappone è varia, ma probabilmente non si applica a tutte le situazioni possibili. Quando leggete i miei articoli, ricordatevi che sono stata Studentessa Internazionale (“ryuugakusei”, 留学生) in una scuola di lingua giapponese e impiegata part-time (28 ore a settimana) prima come insegnante di inglese, poi come responsabile della comunicazione e marketing . Quello che vivrò nei prossimi mesi è la vita lavorativa a tempo pieno, sempre nel campo della comunicazione e del marketing.

Elenco delle necessità
Che voi siate studenti o dipendenti, c’è un elenco di cose fondamentali a cui dovete pensare quando impostate la vostra vita giapponese. A seconda del tipo di visto che avete, la loro pianificazione può variare. Le spiegherò in dettaglio.

Alloggio. In Giappone ci sono alcune opzioni principali: soggiorno in famiglia, casa condivisa (share house) e appartamento. A Tokyo, la share house sembra essere l’opzione più scelta. Ero indecisa, poi ho trovato un appartamento con un buon rapporto qualità-prezzo vicino a Shinjuku e alla mia scuola, esattamente come lo volevo (struttura con loft). L’ho prenotato direttamente dalla Svizzera pagando una tariffa non rimborsabile per “bloccarlo”. Se volete prendervi più tempo, prenotate prima un hotel o una share house, quindi cercate l’opzione migliore per voi una volta in Giappone.

Registrazione presso il municipio. Quando arrivate in Giappone, dovreste registrarvi presso il vostro municipio entro 14 giorni dall’arrivo. Dovete portare la vostra carta Zairyu, sulla quale metteranno un timbro dell’indirizzo. Cogliete l’occasione per chiedere il “mio numero” (マイナンバー, “mai nanbaa”) e un “certificato di residenza” (“zairyu shoumeisho”, 在留証明書). Il primo è il numero che vi identificherà per il resto della vostra vita in Giappone (anche se ve ne andate e tornate!) che è importante per svolgere le cose burocratiche. Il secondo è importante per aprire un conto in banca per esempio.

Conto bancario. Ovviamente, è importante avere un conto bancario giapponese se volete lavorare e ricevere uno stipendio. Mizuho, MUFG, SMFG, e Japan Post per esempio, lavorano tutte in giapponese. Io ho scelto Shinsei Bank, che offre un ottimo servizio in inglese. Nel 2018 anche da studenti si poteva aprire subito un conto con loro (come ho fatto io). Ora, bisogna vivere in Giappone per almeno 6 mesi o venire per lavoro. Per fortuna ora sono impiegata, quindi ho potuto aprire un conto già nelle mie prime settimane.

Tessera sanitaria. Essendo residenti in Giappone, avete diritto all’assicurazione sanitaria nazionale (“kokumin kenkou hoken”, 国民健康保険). Se siete studenti, dovreste chiederla al municipio e vi daranno la vostra carta. Se siete dei dipendenti d’azienda, la vostra compagnia vi fornirà l’assicurazione, non è necessario richiederla in municipio. Tutti devono essere iscritti a uno di questi programmi.

Lavoro part-time. Se siete studenti, potete lavorare 28 ore settimanali. È necessario richiedere il “Permesso per svolgere attività diverse da quelle consentite in base allo stato di residenza precedentemente concesso”. Se potete, fatelo con l’aiuto di un’agenzia o della vostra scuola prima di venire in Giappone, così potete ottenere il timbro sulla carta Zairyu direttamente in aeroporto. Anche farlo più tardi è possibile, ma richiede tempo.

Telefono. Ci sono molte opzioni “solo dati” in Giappone. Ma avere un numero di telefono è fondamentale, soprattutto se siete in cerca di lavoro. Io ho preparato la mia scheda SIM prima di trasferirmi a Tokyo nel dicembre 2017, con un servizio del Regno Unito chiamato Mobal. Potete anche scegliere di trovare un’offerta direttamente in Giappone, recandovi in un negozio di elettronica come Bic Camera.

Commuter Pass. In Giappone, i treni sono molto efficienti e probabilmente ne prenderete uno (o più) ogni giorno. Un abbonamento per pendolari è valido per un viaggio specifico (partenza – arrivo) e tutte le fermate intermedie. Può essere acquistato per uno, tre o sei mesi e risparmiate un sacco. Se siete studenti e dovete fare casa – scuola, è meglio che ne facciate uno a vostre spese. Mentre se siete dipendenti, di solito le aziende pagheranno il vostro treno fino a 1.000 yen al giorno.

Modifiche per la quarantena
All’inizio dell’articolo ho detto che sto facendo tutte le mie cose da remoto. Questo accade perché sono in quarantena dal mio arrivo in Giappone a causa delle nuove regole per il Covid. Fortunatamente, il mio municipio consente procedure con “delega”, quindi un amico è andato lì per me, per registrare la mia carta Zairyu e chiedere il certificato di residenza, ma ho dovuto gestire la comunicazione telefonica in giapponese con lo staff durante il processo. Se non conoscete il giapponese, potrebbe essere meglio aspettare che la quarantena finisca e andare di persona. In secondo luogo, ho scoperto che la banca Shinsei consente la creazione di conti bancari tramite posta, quindi ho inviato i documenti richiesti e dopo qualche giorno ho ricevuto risposta. Se è la prima volta che aprite un conto in banca in Giappone e volete vedere come funziona di persona, recatevi in una filiale a fine quarantena.

Bene, questo è tutto per le cose più importanti da tenere a mente quando iniziate la vostra vita in Giappone! Per informazioni sui visti, fare riferimento agli articoli precedenti nella pagina Inside Japan. Inizierò a lavorare lunedì prossimo, non vedo l’ora! Nel frattempo, devo trovare anche un po’ di tempo per lavorare al mio libro. Vi terrò informati anche su quello! Continuate a seguire i miei social media in modo da non perdere nessuna notizia.

Grazie mille,

Elly

Scoprite di più sulla mia esperienza giapponese: Inside Japan | Inside Japan – The Exhibition | Inside Japan – Living Tokyo! | Inside Japan – Virtual Tours!